Team-Assistenz (m/w/d) mit Schwerpunkt Rechnungswesen, Augsburg
Team-Assistenz (m/w/d) mit Schwerpunkt Rechnungswesen, Augsburg makandra konzipiert, entwickelt und betreibt anspruchsvolle Webanwendungen. Unsere Kundenstruktur umfasst Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größen, vom Start-up bis hin zu Konzernen wie Audi, Siemens oder ProSiebenSat.1. Unser Anspruch ist es, stabile und technisch hervorragende Lösungen zu schaffen, die einen wirklichen Mehrwert leisten.
Zur Verstärkung unseres Backoffice-Teams suchen wir ab sofort eine Team-Assistenz (m/w/d) in Vollzeit oder in Teilzeit ab 25 h.
Deine Aufgaben
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Office Management
- Allgemeine Sekretariats-, Verwaltungs- und Dokumentationsaufgaben
- Büroorganisation
- Einkauf für unser Team
- Pflege unserer Büros und Kontrolle der externen Reinigungsfirma
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Kommunikation
- Kommunikationssprachen: deutsch und englisch
- Posteingangsbearbeitung und Schriftverkehr
- Bearbeiten unserer E-Mail-Postfächer gemeinsam mit dem Backoffice-Team
- Selbstständiges Beantworten kaufmännischer Anfragen
- Vorab-Prüfung von Anfragen, Zusammenfassung wichtiger Informationen und Weiterleitung an den zuständigen Projektleiter
- Ansprechpartner für unser Team in allen organisatorischen und kaufmännischen Fragen
- Organisation und Durchführung von Meetings in Google Meet
- Telefonzentrale und Empfang
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Rechnungs- und Mahnwesen
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Kreditoren
- Prüfen von Eingangsrechnungen, Einholen von Freigaben
- Kommunikation mit unserer externen Buchhaltung, Ablage
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Debitoren
- Vorbereitung unserer Projekte zur Abrechnung
- Rechnungsstellung an Kunden im In- und Ausland mit unterschiedlicher Komplexität in den Abrechnungsvereinbarungen (pauschal, prepaid, monatlich, nach Aufwand)
- Prüfen von Zahlungseingängen anhand OP-Listen und Erstellen von Mahnungen
- Zuordnen von eingehenden Kreditkartenzahlungen unserer Kunden
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Kreditoren
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Projekt- und Angebotswesen
- Projekt- und Stammdatenpflege in unserem internen Tool
- Pflege und Kontrolle von Projektbudgets anhand eingegangener Bestellungen
- Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten (kein Verkauf)
- Zuverlässige Nachverfolgung und Wiedervorlage
- Projektavisen
- Selbstständige Erledigung unterschiedlicher Ad-hoc Aufgaben
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Planung von Reisen und Events
- Unterstützung des Teams bei der Reiseplanung, Buchung und Reisekostenabrechnung
- Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Events für Mitarbeiter und Kunden
Dein Profil
- Realschulabschluss oder höher
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Bürokauffrau/ Bürokaufmann oder Vergleichbares)
- Mehrjährige Praxiserfahrung im Bereich Team-Assistenz und/oder Rechnungswesen (gerne auch Berufsrückkehrer)
- Idealerweise Erfahrungen in der Rechnungsstellung (auch Controlling, Buchhaltung o.ä. möglich). Mindestens solltest du einen sicheren Umgang mit Zahlen und Belegen mitbringen.
- Idealerweise Erfahrungen mit doppelter Buchhaltung z.B. mit DATEV
- Fehlerfreies Deutsch in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Kenntnisse in Word und Excel oder im Google Workspace
- Sehr gute Auffassungsgabe und die Bereitschaft, sich in neue Themen und Technologien einzuarbeiten
- Eine selbstständige, strukturierte, zielorientierte, gewissenhafte und kooperative Arbeitsweise
- Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
Unser Angebot
- Arbeitszeiten in Vollzeit oder Teilzeit ab 25 h/ Woche
- Ein attraktives Gehalt
- Selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
- Flache Hierarchie, schnelle Entscheidungswege, moderne Kommunikationsplattformen (Slack , Google) und angenehme Arbeitsatmosphäre in einem inhabergeführten Unternehmen
- Ein gut erreichbares Büro (Nähe Uni Augsburg, Straßenbahnlinie 2 oder 3, B17 mit dem Auto)
- Fortbildungen in der Arbeitszeit (freiwillig)
- Regelmäßige Team-Events
- Obst, Kaffee und Getränke kostenlos im Büro
So bewirbst du dich
Bitte sende deine Bewerbungsunterlagen per E-Mail an talent@makandra.de. Deine Bewerbung sollte auf jeden Fall enthalten:
- Einen aussagekräftigen Lebenslauf
- Deine Gehaltsvorstellung
- Dein mögliches Eintrittsdatum
Bei Fragen zu dieser Ausschreibung oder dem Arbeitsumfeld bei makandra kannst Du uns gerne per E-Mail oder Telefon kontaktieren. Dein Ansprechpartner für diese Stelle ist: Fabian Rimpl, Tel. (0821) 588 66 - 167