Pura
Gebäudereinigung
Eine Gebäudereinigungsfirma schlägt den digitalen Weg ein
Die Pura Gebäudereinigung ist ein mittelständisches, inhabergeführtes Unternehmen für Reinigungsdienstleistungen und ein klassisches KMU mit Sitz in Neusäß bei Augsburg. Die etwa 1400 Mitarbeiter reinigen unter anderem Hotels, Kliniken und Thermen im süddeutschen Raum.
Die Steuerung und Überwachung der Reinigungsleistungen ist zentraler Punkt für hohe Kundenzufriedenheit und eine geringe Kundenfluktuation. Objektleiter*innen von Pura fungieren als Kontakt bei Kunden und führen regelmäßig Prüfungen der Reinigungsobjekte durch. Gemeinsam mit makandra wurde für die Objektleiter*innen ein Tool geschaffen, mit dem die etwa 800 Objekte hocheffektiv betreut werden können.
Screendesigns Einblick ins Projekt
Vorteile der Anwendung Mobile Erfassung von Daten
Bei Vor-Ort-Besuchen erfassen Objektleiter*innen alle relevanten Informationen direkt auf dem Tablet:
- Gesamtzustand hinsichtlich der Sauberkeit
- Fotos vom Objekt
- Eine detaillierte Checkliste zur Auswertung und Nachweis gegenüber Kunden
- Zufriedenheit, Hinweise und Unterschrift des Kunden
Die über das Tablet aufgenommenen Informationen werden zentral gespeichert und sind damit wenige Sekunden nach einem Besuch für die Mitarbeitenden in der Verwaltung bei Pura verfügbar. Das Backoffice hat somit jederzeit einen exakten Überblick über den Status, die Kundenzufriedenheit und Sauberkeit in betreuten Objekten.
Das bisher notwendige und aufwändige postalisches Verschicken oder Faxen von aktuellen Informationen und Protokollen an die Kunden entfällt.
Schnellere Abläufe, weniger Fehler, Einblick von überall
Die Objektleiter*innen werden während ihrer täglichen Arbeit aktiv vom entwickelten System unterstützt:
- Wann stehen bei welchem Kunden die nächsten Besuche an? Eine Fälligkeitsliste unterstützt die Einsatzplanung im Backoffice.
- Eine Stellvertreterregelung hilft, bei Krankheit den Überblick zu behalten.
- Das System schlägt Objekte vor, die sich in der Nähe des Benutzenden befinden und demnächst besucht werden müssen. So werden Fahrtzeit und Kraftstoff gespart.
- Das System verwaltet alle Reinigungskräfte und verfolgt Arbeitserlaubnisse und notwendige Schulungen. Objektleiter*innen sehen auf einen Blick, welche Mitarbeitende wann welche Termine wahrnehmen müssen.
- Alle Reinigungsgeräte in den Objekten werden verwaltet und hinsichtlich der Ersatzteile überwacht. Defekte durch unsachgemäßem Gebrauch kann durch Schulungen gegengesteuert werden.
Die Geschäftsleitung und Mitarbeitende des Backoffice bei Pura in Neusäß haben jederzeit einen Überblick über alle Objekte, wann diese besucht wurden, wie der Zustand der Objekte ist und – dank Unterschrift direkt auf dem Tablet unter der Checkliste – einen Nachweis für erfolgte Kommunikation mit Kunden.
Zeitrahmen In nur 2 Monaten entwickelt
Die Entwicklung der Anwendung gemeinsam mit der Pura Gebäudereinigung GmbH durchlief den kompletten Software-Lebenszyklus: Die Zusammenarbeit startete mit einer Aufnahme der Anforderungen und Beratung bezüglich technischer Möglichkeiten im Rahmen eines zweitägigen Workshops bei makandra. Im Anschluss wurden Benutzerführung und Abbildung der Prozesse durch Mockups verdeutlicht und die Aufwände von makandra detailliert geschätzt.
In der anschließenden Entwicklungsphase wurde das Projekt innerhalb von zwei Monaten realisiert und ausgerollt. Seither pflegt und betreut makandra die Anwendung und kümmert sich um den reibungslosen, sicheren Betrieb.
Bewusster Verzicht auf native App
Die „Pura-App“ ist als Webanwendung auf normalen Desktop-PCs im Büro bedienbar. Gleichzeitig ist die App auch mobil auf Tablets oder Mobiltelefonen einsetzbar. Das responsive Design passt sich dabei auf die jeweilige Größe des Bildschirms an.
Der Verzicht auf eine native Anwendung für Android oder iOS-Geräte sichert zum einen die Unabhängigkeit bei der eingesetzten Hardware. Darüber hinaus beschränken sich alle künftigen Wartungsarbeiten und Weiterentwicklungen auf eine Plattform. Dies schont die Budgets bei Entwicklung und Betrieb.
Leichtgewichtige Digitalisierung
Die „Pura-App“ hat den zentralen Geschäftsprozess bei der Pura Gebäudereinigung digitalisiert und mobilisiert. Die Geschäftsleitung hat jederzeit einen präzisen Überblick über alle betreuten Objekte und Kunden. Die Prozesse zum Besuch von Kunden sind standardisiert und organisiert. Der Datenaustausch ist dank mobiler Anwendung einfach und sicher.
Presse Artikel im Fachmagazin "rationell reinigen"
In einem detaillierten Fachartikel für das Branchen-Magazin rationell reinigen haben wir das KMU-Digitalisierungsprojekt ebenfalls beschrieben. Sie finden den Artikel hier zum download.