Individualsoftware vs. Standardsoftware

In Unternehmen kann es vorkommen, dass Software mehr Hindernisse schafft, als sie aus dem Weg räumt. Dieser Artikel geht auf diese Herausforderung ein und gibt Ihnen Best Practices an die Hand, dass dies in Ihrem Unternehmen nicht passiert. Die Wahl der passenden Software ist entscheidend und am Anfang der Auswahl einer Software steht die Frage: "Reicht eine Standardsoftware oder brauchen wir was eigenes, also eine Individualsoftware?" 

Obwohl Standardsoftware für zentrale Unternehmensbereiche zunächst attraktiv erscheinen mag, stehen viele Unternehmen vor dem Dilemma, dass diese Lösungen den spezifischen Anforderungen nicht gerecht werden. Dieser Beitrag bietet Orientierungshilfen, um zu entscheiden, ob eine Individualsoftware – also eine eigens auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnittene individuell entwickelte Software – sinnvoll ist. 

Am Ende des Artikels finden Sie außerdem ein Whitepaper zum kostenlosen Download, das ihnen eine ausführlichere Entscheidungshilfe inklusive Checkliste bietet.

Für die Entscheidung für oder gegen eine Individualsoftware ist eine gewisse Vorarbeit nötig. Viele Faktoren spielen eine Rolle und beeinflussen die Entscheidung. Im Folgenden haben wir die Fragen, die Sie sich stellen sollten, strukturiert gesammelt. So treffen Sie keine Bauchentscheidung, sondern können sich sicher sein, alle Faktoren berücksichtigt zu haben, um die passende Softwarelösung für Ihren individuellen Unternehmens-Workflow zu finden. Wie so oft, beginnt alles mit den Nutzerinnen und Nutzern. 

Die Gestaltung von digitalen Lösungen erfordert einen benutzerzentrierten Ansatz. Bevor eine Entscheidung getroffen wird, ist es essentiell, die Bedürfnisse aller Beteiligten zu verstehen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und notieren Sie alle beteiligten Personen, egal ob es sich um Kund*innen, Mitarbeiter*innen, Führungskräfte oder Admins handelt.

Im nächsten Schritt erhalten Sie durch offene Interviews und standardisierte Fragebögen mit neutralen Fragen vielfältige Einblicke in die Arbeitsweisen, Herausforderungen und Ziele von Interessengruppen. Gruppenworkshops und moderierte Diskussionen ermöglichen das Zusammenbringen unterschiedlicher Perspektiven und Ideen. Beobachten Sie Nutzer*innen in ihrer gewohnten Umgebung, beispielsweise am Arbeitsplatz, um ihre Bedürfnisse besser zu verstehen. Dokumentieren Sie gewonnene Erkenntnisse in Ist-Szenarien, welche die aktuelle Situation und Herausforderung widerspiegeln und als Diskussionsgrundlage für Anforderungen an eine digitale Lösung dienen.

Nachdem Sie herausgefunden haben, welche Bedürfnisse die Nutzer*innen Ihrer Software haben, können sie darauf basierend die Anforderungen an Ihre Software festlegen – Egal ob Standard- oder Individualsoftware. Folgende Prinzipien, die Ihnen helfen, die Anforderungen zu formulieren: 

Durch die Berücksichtigung dieser Prinzipien schaffen Sie eine solide Basis für die Definition von Anforderungen und tragen dazu bei, dass die Auswahl der Software den individuellen Bedürfnissen und Zielen Ihres Unternehmens entspricht.

Eine Priorisierung der definierten Anforderungen kann über verschiedene Methoden wie ein Ranking, Punkte-Voting oder eine Priorisierungsmatrix erfolgen. Eine hilfreiche und einfache Methode zur Priorisierung ist die MoSCoW-Methode, die Kategorien zur Priorisierung bereitstellt.

Jetzt, da Sie einen priorisierten Anforderungskatalog erstellt haben, kommen wir der Entscheidung immer näher, ob Sie eine Individualsoftware oder eine Standardsoftware in Ihrem Fall sinnvoll ist. Doch zuerst sollten noch ein paar nicht-fachliche Aspekte berücksichtigt werden, die nicht weniger wichtig sind, als die fachlichen.

Um sicherzustellen, dass Ihre Anwendung nicht nur Ihren fachlichen Anforderungen entspricht, sondern auch in Bezug auf Budget, Zeitrahmen und weitere Anforderungen optimal zu Ihren Bedürfnissen passt, sollten Sie diese nicht-fachlichen Aspekte sorgfältig berücksichtigen. Wenn Sie diesen Schritt gegangen sind, kann die Auswahl Ihrer Software beginnen. Nun stellt sich die Frage: Individualsoftware oder Standardsoftware?

In den meisten Unternehmen werden etwa 90 Prozent aller Kernprozesse durch standardisierte Systeme abgebildet. Dabei handelt es sich um über Jahre bewährte Kerngeschäftsprozesse, die durch standardisierte ERP-, CRM- und ähnliche Softwaresysteme abgebildet werden. Beispiele hierfür sind Aufgaben wie E-Mails verfassen, Texte erstellen oder Tabellenkalkulation. Sogar in Nischenbranchen verlassen sich Unternehmen auf gemeinsame IT-Standards, um effizient und kompatibel zu arbeiten. In diesem Kontext bietet sich die Nutzung von Standardsoftware an.

Doch nicht in jedem Anwendungsbereich kommt man mit Standardlösungen erfolgreich und effizient weiter. Einige Geschäftsprozesse sind individuell geprägt, sei es durch die historische Entwicklung, die einzigartige Struktur oder besondere Datenschutz-Anforderungen des Unternehmens. Erstaunlich oft sind Prozesse individuell auf ein Unternehmen zugeschnitten und können nur sehr schwer von Standardsoftware abgebildet werden. In diesen Fällen steht man als Entscheidungsträger vor der Wahl, ob man die Prozesse an die Standardsoftware anpassen kann oder besser zu einer individuellen Lösung greift. 

Die Nutzung von Standardsoftware ist meist die gängigste Lösung für viele Prozesse im Unternehmensalltag, die wenig Individualisierung bedürfen. Doch welche Vorteile hat diese standardisierte Herangehensweise?

• Verfügbarkeit
  Standardsoftware bietet den Vorteil der sofortigen Einsatzbereitschaft, doch für Unternehmen, die eine langfristige Lösung suchen, könnte dieser schnelle Zugriff weniger relevant sein.
• Planbarkeit der Kosten
  Standardsoftware bietet durch ihr Lizenzmodell, das sich nach Nutzerzahl, Modulen, Wartung und Schulungsbedarf richtet, eine gute Vorhersagbarkeit der Kosten, wobei die Wirtschaftlichkeit im Vergleich zu Individualsoftware von Faktoren wie dem Nutzungszeitraum und langfristigen Kosten abhängt.
• Schulungen und Dokumentationen
  Standardsoftware-Anbieter bieten Dokumentationen und Schulungsmaterialien sowie bewährte Schulungsverfahren, die die Implementierung erleichtern.
• Skalierung
  Standardsoftware ist oft modular aufgebaut und ermöglicht eine schnelle und einfache Erweiterung. Während Individualsoftware theoretisch unbegrenzt erweiterbar ist, bietet Standardsoftware Zeit- und Kostenvorteile bei der Erweiterung um zusätzliche Module.

Dass Unternehmensprozesse genau mit Individualsoftware abgebildet werden können, ist der Vorteil, der auf der Hand liegt. Doch Individualsoftware bietet noch weitere Vorteile.

• Passgenauigkeit auf individuelle Anforderungen
  Individualsoftware kann exakt auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten werden, wodurch Betriebsabläufe optimiert und Geld durch Effizienzsteigerungen gespart werden kann. Im Gegensatz dazu wird bei Standardsoftware oft für ungenutzte Funktionen bezahlt, obwohl nur ein Bruchteil davon tatsächlich benötigt wird.
• Flexibilität
  Individualsoftware kann an wachsende oder veränderte Unternehmensbedürfnisse angepasst werden. Im Gegensatz dazu können bei Standardsoftware oft teure Updates oder Add-ons notwendig sein, während bei maßgeschneiderter Software die Skalierbarkeit bereits von Anfang an eingeplant wird.
• Erleichterte Implementierung und Akzeptanz
  Da Individualsoftware genau auf die spezifischen Prozesse und Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten ist, ist sie oft intuitiver und benutzerfreundlicher als Standardsoftware, was Schulungskosten senkt und die Produktivität der Mitarbeiter*innen erhöht. Des Weiteren verbessert die Einbeziehung der Nutzenden in den Gestaltungsprozess die Akzeptanz der Software erheblich.

Die Entscheidung zwischen Individual- und Standardsoftware ist entscheidend für den Erfolg von Unternehmen. Durch einen benutzerzentrierten Ansatz, klare Formulierung von Anforderungen und sinnvolle Priorisierung schaffen Unternehmen eine solide Grundlage. Außerdem sollten nicht-fachliche Faktoren wie Budget, Zeitrahmen und Flexibilität berücksichtigt werden. Die Wahl zwischen Standard- oder Individualsoftware hängt von der Art der Geschäftsprozesse ab, wobei eine ausgewogene Balance und individuelle Anpassung oft erfolgversprechend sind.