Prozessoptimierung mit KI: Geschäftsdokumente automatisiert anlegen
Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen kommen oft als PDF oder per E-Mail und werden dann manuell ins ERP übertragen. Mit KI lassen sich diese Schritte automatisieren und deutlich beschleunigen. Der Artikel zeigt, wie das in der Praxis funktioniert und worauf es ankommt.
Wenn heute über KI gesprochen wird, geht es oft um große Umbrüche. In vielen Unternehmen sieht die Realität anders aus. Der Einstieg beginnt selten mit komplexen Systemen, sondern mit konkreten, überschaubaren Anwendungsfällen, um Prozesse zu automatisieren.
Denn die Frage ist meist nicht: Was ist technisch möglich?
Sondern: Wo macht es Sinn, im Alltag gezielt für Entlastung zu sorgen?
Was sind typische Anwendungsfälle für KI-Prozessautomatisierung?
Überall wo Prozesse repetitiv sind und bestimmten Regeln oder Strukturen folgen, finden sich konkrete Anwendungsfälle durch KI.
Sinnvolle Einsatzszenarien sind z.B.:
- KI-Chatbots
Nutzer*innen werden bei der Informationssuche oder bei Problemlösungen unterstützt. Ein Beispiel aus unserem Projektalltag ist der KI-Chatbot für Studyflix, den wir entwickelt haben. - Dokumentenanalyse
Inhalte aus Bestellungen oder Lieferdokumenten werden erschlossen, durchsuchbar gemacht und ins Enterprise-Resource-Planning (ERP) überführt. - Digitale Rechnungsprüfung
Rechnungen werden automatisiert analysiert und geprüft.
Wir gehen in diesem Artikel speziell auf die Prozessautomatisierung mit KI im Falle der Dokumentenanalyse und der automatisierten Rechnungsprüfung ein und zeigen, warum sich genau diese Anwendungsfälle anbieten und welche Voraussetzungen dafür gelten.
Welche Geschäftsdokumente lassen sich mit KI verarbeiten?
Mit KI lassen sich viele wiederkehrende Geschäftsdokumente auslesen, strukturieren und ins ERP überführen.
Besonders gut eignen sich Dokumente, die inhaltlich ähnlich aufgebaut sind, sich im Layout aber unterscheiden. Dazu zählen zum Beispiel:
- Bestellungen,
- Auftragsbestätigungen,
- Lieferscheine,
- Reklamationsunterlagen
- oder Serviceberichte.
Der gemeinsame Nenner ist nicht die Dokumentenart, sondern das Problem dahinter. Informationen liegen vor, aber sie müssen noch manuell ins Zielsystem übertragen werden. Die KI hilft dann nicht nur beim Auslesen einzelner Felder, sondern auch dabei, das Dokument zu übertragen und fachlich richtig einzuordnen.
Auch Rechnungen gehören dazu, weil auch hier eine manuelle Prüfung und Übertragung sehr viel Zeit in Anspruch nehmen kann.
Warum digitale Rechnungsprüfung mit KI?
Die digitale Rechnungsprüfung ist ein guter Use-Case für Prozessautomatisierung mit KI, weil sie einen klar strukturierten Prozess automatisiert, der einigen Unternehmen viel Zeit kostet.
Die Ausgangssituation ist meist ähnlich:
- Rechnungen kommen per E-Mail oder Post
- Inhalte werden manuell geprüft
- Daten werden ins System übertragen
- Freigaben erfolgen separat
Ein erheblicher Zeitaufwand entsteht dabei durch die manuelle Übertragung aller Rechnungswerte in ein Excel-Sheet oder das ERP, um Positionen zu summieren und mit den angegebenen Gesamtsummen abzugleichen.
Die gleichen Prüfschritte werden immer wieder durchgeführt und sind deswegen reproduzierbar. Genau hier entsteht ein sinnvoller Ansatzpunkt für Prozessautomatisierung durch KI.
Wie überführt KI Dokumente ins ERP?
Bei der Überführung von Dokumenten werden diese als PDF oder auch Foto hochgeladen und anschließend von einem LLM (Large Language Model) analysiert und strukturiert.
Der Ablauf lässt sich in vier Schritte unterteilen:
1. Datenextraktion aus dem Dokument
- PDF/Foto wird eingelesen
- Inhalte werden erkannt (z. B. Beträge, Menge, Positionen, Auftraggeber, Rechnungsnummer)
2. Interpretation durch ein LLM
- Relevante Informationen (z.B. Netto- und Bruttosummen) werden erkannt
- Unterschiedliche Layouts können verarbeitet werden
- Positionen werden korrekt zugeordnet
- Auch nachträglich hinzugefügte handschriftliche Änderungen werden von der KI identifiziert
3. Entscheidung oder Fehleranzeige
- Freigabe bei Übereinstimmung
- Markierung bei Abweichung
- Übergabe an Mitarbeitende bei Unklarheiten
- Erkannte Positionen können exportiert werden
4. Validierung und finale Systemüberführung
- Daten werden automatisch mit Stammdaten im ERP abgeglichen (z. B. Abgleich von Lieferantennummern oder Projektcodes)
- Finale Verbuchung oder Anlage des Datensatzes im Zielsystem
- Archivierung des Originaldokuments gemäß Compliance-Richtlinien
Welche Voraussetzungen braucht Dokumentenanalyse mit KI?
Eine durch KI automatisierte Dokumentenanalyse funktioniert am besten, wenn Daten verfügbar sind, Prozesse klar definiert sind und Systeme miteinander verbunden werden können.
In der Praxis achten wir auf drei Punkte:
- Datenverfügbarkeit: Die wichtigste Grundlage ist der Zugriff auf PDFs und die relevanten Datenquellen. Ohne diese Basis bleibt der Nutzen begrenzt.
- Klare fachliche Logik: Die KI muss wissen, welcher Logik sie folgen soll, etwa für Pflichtfelder, Zuordnungen und Plausibilitätsprüfung und wann eine Abweichung vorliegt und sie eskalieren sollte. Diese Logik entsteht nicht automatisch, sondern wird gemeinsam mit dem Fachbereich definiert.
- Technische Integration: Die Ergebnisse der Prüfung fließen in ein ERP ein, damit der Prozess durchgängig bleibt.
Wie aufwendig ist die Pflege einer KI-Dokumentenanalyse?
Die Pflege einer digitalen Dokumentenanalyse ist überschaubar, wenn das System sauber aufgebaut ist. Viele Grundlagen ändern sich in der Regel nur selten.
Es lohnt sich, zwischen stabilen und variablen Faktoren zu unterscheiden:
Bleiben stabil:
- grundlegende Dokumentstruktur
- typische Prüflogik
- Datenquellen
Verändern sich:
- unterschiedliche Layouts
- Prozessanpassungen
- neue Lieferanten
Ein Vorteil von LLMs ist ihre Flexibilität. Sie können mit neuen Formaten umgehen, ohne jede Variante einzeln neu definieren zu müssen – anders als klassische regelbasierte Systeme. Wenn sich also Prozesse leicht verändern und Lieferanten hinzukommen, ist es für die KI kein Problem, das zu adaptieren.
Der laufende Aufwand ist deshalb in der Regel deutlich geringer als der manuelle Übertragungsaufwand zuvor.
Welche Vorteile hat KI für ERP-Integration?
Die KI-gestützte Übertragung von PDF und E-Mail ins ERP reduziert den manuellen Aufwand, beschleunigt Abläufe und verbessert die Datenqualität.
Die wichtigsten Effekte:
- Weniger manuelle Arbeit: Routineprüfungen laufen automatisch
- Weniger Fehler: Prüfungen erfolgen konsistent
- Schnellere Durchlaufzeiten: Dokumente werden direkt verarbeitet
- Bessere Skalierbarkeit: Wachstum führt nicht automatisch zu mehr Aufwand
Die KI-gestützte Verarbeitung zahlt damit direkt auf Effizienz und Qualität ein und sorgt gleichzeitig dafür, dass sich die Investition in ein LLM durch eingesparte Zeit und geringeren manuellen Aufwand oft schnell rechnet.
Fazit: Wann lohnt sich KI für unstrukturierte Geschäftsdokumente?
KI lohnt sich für unstrukturierte Geschäftsdokumente immer dann, wenn Daten regelmäßig aus PDFs oder E-Mails gelesen und manuell ins eigene Enterprise-Tool übertragen werden.
KI Prozessautomatisierung entfaltet ihr volles Potenzial dort, wo:
- Prozesse klar strukturiert sind
- Daten vorhanden sind
- manuelle Arbeit dominiert
Die Prozessoptimierung mit KI zeigt, wie sich bestehende Abläufe verbessern lassen, ohne sie komplett neu zu denken. Unternehmen, die hier ansetzen, schaffen schnell Entlastung und bauen gleichzeitig eine Grundlage für weitere Anwendungen.
