KI-gestützte Suche für Jacobi + Klimasch
Für Jacobi + Klimasch Sachverständige entwickelte makandra eine KI-gestützte Suche, mit der Mitarbeitende Fragen zum gesamten Dokumentenbestand in natürlicher Sprache stellen und belegbare Antworten mit Quellenangabe erhalten. Sprachmodell, Suchindex und Dokumente laufen dabei ausschließlich auf Servern, die makandra selbst betreibt.
Jacobi + Klimasch Sachverständige mit Sitz in Achim bei Bremen ist eines der führenden Sachverständigenunternehmen in Norddeutschland. Seit der Gründung im Jahr 2010 bewertet das Unternehmen im Auftrag von Versicherungsgesellschaften Gebäude-, Hausrat-, Inhalts- und Betriebsunterbrechungsschäden, mit Schwerpunkt auf Feuer-, Leitungswasser-, Sturm- und Einbruchdiebstahlschäden. Das Unternehmen beschäftigt rund 40 Mitarbeitende.
makandra verantwortete die Entwicklung einer KI-gestützten Anwendung, mit der das Team seinen gesamten Dokumentenbestand in natürlicher Sprache durchsuchen kann.
5000 Dokumente in 2 Minuten durchsucht
Herausforderung
Wissen aus über 15 Jahren verteilt sich auf tausende Dateien und ist nur mit dem exakten Suchbegriff auffindbar
Lösung
Lokale KI-Suche, die Fragen in natürlicher Sprache beantwortet und ihre Quellen nennt
Branche
Technologie
Leistungen
makandra hat uns von Anfang an zugehört und verstanden, was uns wirklich wichtig ist. Das Team ist technisch fit, arbeitet zuverlässig und hält, was es verspricht. Wir haben uns gut aufgehoben gefühlt und würden auch unser nächstes Projekt wieder gemeinsam mit makandra angehen.
Zentrale Herausforderungen
Fachwissen, Gutachten und Vorgaben liegen bei Jacobi + Klimasch verteilt über tausende Dateien. Wer eine Information brauchte, musste wissen, in welchem Dokument sie steht, und sich anschließend durch das Dokument arbeiten. Gesucht war eine Lösung, die Antworten liefert, ohne dass die Mitarbeitenden den Ablageort kennen müssen.
- Suche setzt Vorwissen voraus
Wer bisher nach einem bestimmten Thema gesucht hat, musste den exakten Begriff bereits kennen, nach dem die klassische Volltextsuche sucht. Das Ergebnis war eine Liste von Fundstellen, die man erst noch durcharbeiten musste. - Gewachsener Bestand aus über 15 Jahren
Der Mitarbeiterstab hat sich seit der Gründung vervielfacht, die Bürofläche wurde 2024 verdoppelt. Mit dem Unternehmen ist auch der Dokumentenbestand gewachsen. - Vertraulichkeit als Ausschlusskriterium
Jacobi + Klimasch arbeitet täglich mit sensiblen Unterlagen aus Schadensfällen. Die Anforderung war eindeutig: Die Verarbeitung muss lokal und auf kontrollierten Servern stattfinden, nicht bei einem beliebigen Anbieter im Netz. - Antworten müssen belegbar sein
Sachverständige verantworten ihre Feststellungen gegenüber Versicherern und Versicherungsnehmern. Deshalb stand von Anfang an fest: Eine Antwort ist nur verwertbar, wenn sich nachvollziehen lässt, aus welchem Dokument sie stammt.
Unsere Lösung für Jacobi + Klimasch
Wir haben für Jacobi + Klimasch eine KI-basierte Anwendung entwickelt, die Fragen zu den eigenen Dokumenten beantwortet, ohne dass Mitarbeitende den Ablageort kennen müssen.
- Fragen statt Stichworte
Mitarbeitende formulieren ihr Anliegen in eigenen Worten. Die Anwendung übersetzt die Eingabe selbstständig in die Begriffe, unter denen die Information abgelegt ist, und formuliert aus den gefundenen Dokumenten eine zusammenhängende Antwort. - Jede Antwort zeigt ihre Quellen
Zu jeder Antwort listet die Anwendung die Referenzdokumente auf, aus denen sie stammt, inklusive Pfad zum Original im Netzwerklaufwerk. Von dort lassen sich die Dateien direkt herunterladen. - Eigene Wissensdatenbank in Dateiform
Jacobi + Klimasch entscheidet frei, welche Dokumente Teil der Wissensbasis werden. Hochgeladene Dateien werden automatisch ausgelesen und für die Suche aufbereitet. - Verarbeitung ausschließlich auf kontrollierten Servern
Dokumente, Suchindex und Sprachmodell liegen auf Servern, die makandra selbst betreibt. Die Unterlagen verlassen diese Infrastruktur zu keinem Zeitpunkt.
Die Anwendung ist heute bei Jacobi + Klimasch täglich im Einsatz, quer durch alle Teams. Eine Suche, für die man früher zehn Minuten brauchte, ist heute in ein bis zwei Minuten erledigt.
2
Vorher 10 Minuten
5000
per Frage in eigenen Worten durchsuchbar
0
verlassen das Rechenzentrum
Technische Umsetzung
Die Anwendung ist eine Ruby-on-Rails-Anwendung auf Basis von Rails 8.1 und Ruby 3.4. Für die Oberfläche kommen Unpoly 3.12 und ViewComponents zum Einsatz, das Asset-Building übernehmen esbuild und pnpm.
Aus jedem hochgeladenen Dokument werden die Textinhalte extrahiert und in OpenSearch 3 indiziert. Die Suche läuft in drei Schritten. Zunächst übersetzt ein Sprachmodell die natürlichsprachliche Frage in Schlagwörter. Mit diesen Schlagwörtern führt OpenSearch eine Volltextsuche über den Dokumentenbestand durch. Die gefundenen Dokumente gehen anschließend gemeinsam mit der ursprünglichen Frage an ein zweites Sprachmodell, das daraus die Antwort formuliert. Welche Dokumente das waren, zeigt die Anwendung mit an.
Weil wir die Anwendung selbst betreiben, konnten wir den Suchindex von Beginn an auf einem eigenen Server einplanen. Entwicklung und Betrieb kommen aus einer Hand, ohne Abstimmung über Systemgrenzen hinweg.
Dieses Projekt hat gezeigt: Eine lokale KI harmonisiert genauso selbstverständlich mit unserem gewohnten Ökosystem wie jeder andere Service, den wir seit Jahren nutzen.
Dieselbe Anwendung prüft auch Rechnungen
Neben der Suche übernimmt die Plattform die Erfassung von Rechnungs- und Angebotspositionen, auf derselben Oberfläche und derselben Infrastruktur.
Hosting und Betrieb
Den Betrieb der Anwendung übernimmt makandra vollständig. Sie läuft in unserer eigenen Infrastruktur in einem deutschen Rechenzentrum, auf einem hochverfügbaren Setup aus zwei Servern für die Web-Anwendung und den Suchindex, ergänzt um einen Datenbank-Cluster. Fällt eine Komponente aus, übernimmt die zweite.
Dazu kommt unser proaktives Management: Wir prüfen Monitoring-Alarme, spielen Sicherheitsupdates ein, kontrollieren die Backups und beobachten die Auslastung der Server.
Für Jacobi + Klimasch bleiben die Betriebskosten dabei planbar. Der monatliche Festpreis deckt Anwendungsserver und Datenbank vollständig ab, nutzungsbasierte Kosten für die Suchfunktionen fallen nicht an. Damit ist von Anfang an klar, was der Betrieb kostet, unabhängig davon, wie intensiv das Team die Anwendung nutzt.
Unsere Leistungen für Jacobi + Klimasch
