KI-Rechnungsprüfung für Jacobi + Klimasch
Für Jacobi + Klimasch Sachverständige entwickelte makandra eine KI-Anwendung, die Positionen aus Handwerkerangeboten und -rechnungen automatisch erfasst, auch wenn diese handschriftlich korrigiert wurden. Statt bis zu 30 Minuten dauert die Erfassung einer langen Rechnung heute höchstens fünf, die fachliche Bewertung bleibt beim Sachverständigen.
Jacobi + Klimasch Sachverständige aus Achim bei Bremen bewerten seit 2010 im Auftrag von Versicherungsgesellschaften Schäden an Gebäuden, Hausrat, Inhalt und Betriebsunterbrechung. Zur täglichen Arbeit gehört die Prüfung von Handwerkerangeboten und Rechnungen, überwiegend im Großschadenbereich.
makandra entwickelte eine Anwendung, die Positionen aus Angeboten und Rechnungen mithilfe von KI automatisch erfasst, auch wenn die Dokumente handschriftlich korrigiert wurden. Eine lange Rechnung ist damit in höchstens fünf statt wie früher in bis zu 30 Minuten erfasst.
Rechnungen in 5 Minuten erfasst
Herausforderung
Positionen aus Angeboten und Rechnungen müssen vor jeder Prüfung von Hand aus PDFs abgetippt werden
Lösung
Lokales KI-Modell, das Positionen automatisch ausliest, inklusive handschriftlicher Korrekturen
Branche
Technologie
Leistungen
Die fachliche Bewertung machen wir nach wie vor selbst. Die Anwendung erleichtert uns aber die Arbeit enorm, weil sie uns viele zeitaufwendige Schritte abnimmt. Die Zusammenarbeit mit makandra läuft sehr gut – wir können uns auf das Team verlassen. Auch nach dem Start haben wir die Anwendung gemeinsam weiterentwickelt und kontinuierlich verbessert.
Zentrale Herausforderungen
Vor jeder Freigabe prüfen Mitarbeitende bei Jacobi + Klimasch Angebote und Rechnungen Position für Position und vermerken ihre Korrekturen direkt im Dokument. Um mit den Werten weiterarbeiten zu können, mussten sie bisher jede Position von Hand aus dem PDF in eine Excel-Tabelle übertragen. Gesucht war eine Lösung, die diesen vorgelagerten Schritt übernimmt, ohne den Sachverständigen die eigentliche Bewertung abzunehmen.
- Abtippen vor dem Prüfen
Der eigentliche Zeitfresser lag nicht in der fachlichen Beurteilung, sondern in der Erfassung. Jede Position einer Handwerkerrechnung landete erst per Hand in einer Tabelle, bevor damit weitergearbeitet werden konnte. - Dokumente in jeder erdenklichen Form
Jeder Handwerksbetrieb rechnet in einem eigenen Layout ab. Eine Lösung, die je Lieferant eine eigene Vorlage benötigt, wäre in der Pflege vermutlich aufwändiger als der Vorgang selbst. - Nachträgliche Korrekturen im PDF
Gekürzte Stunden oder veränderte Preise werden häufig direkt handschriftlich am Tablet im Dokument vermerkt. Verbindlich ist dann diese korrigierte Fassung, nicht das ursprüngliche Dokument. - Vertraulichkeit als Ausschlusskriterium
Rechnungen aus Schadensfällen lassen Rückschlüsse auf Versicherungsnehmer und betroffene Objekte zu. Die Verarbeitung musste lokal und auf kontrollierten Servern stattfinden, nicht bei einem beliebigen Anbieter im Netz.
Unsere Lösung für Jacobi + Klimasch
Wir haben für Jacobi + Klimasch eine KI-basierte Anwendung entwickelt, die Rechnungspositionen automatisch aus dem Dokument ausliest und für die weitere Bearbeitung aufbereitet.
- Positionen werden ausgelesen, nicht abgetippt
Ein multimodales Sprachmodell erfasst alle Positionen aus dem hochgeladenen PDF, ob Original oder bereits geprüfte Fassung, und trägt sie in ein Formular ein. Vorlagen je Handwerksbetrieb sind dafür nicht nötig. - Auch bearbeitete Dokumente werden verstanden
Das Modell verarbeitet das Dokument als Bild und erkennt auch nachträgliche händische Eintragungen. Ein durchgestrichener Betrag mit handschriftlicher Ergänzung wird als die gültige Fassung übernommen. - Rechenfehler fallen sofort auf
Das Formular prüft für jede Position, ob Menge mal Einzelpreis den ausgewiesenen Gesamtpreis ergibt und markiert Abweichungen direkt in der Ansicht. - Die Bewertung bleibt beim Sachverständigen
Ob eine Position dem Schadensbild entspricht, entscheidet weiterhin ein Mensch. Die Anwendung unterstützt bei Erfassung und Korrektur und liefert das Ergebnis als Excel-Export, mit dem sich die rechnerische Prüfung gegenüber den Versicherern nachweisen lässt. - Verarbeitung ausschließlich auf kontrollierten Servern
Dokumente und das Sprachmodell liegen auf Servern, die makandra selbst betreibt. Die Unterlagen verlassen diese Infrastruktur zu keinem Zeitpunkt.
Technische Umsetzung
Die Prüfung ist Teil derselben Ruby-on-Rails-Anwendung wie die KI-Suche, umgesetzt mit Rails 8.1, Ruby 3.4, Unpoly 3.12 und ViewComponents.
Zur Analyse wird das hochgeladene PDF in waagerechte Streifen zerlegt und als Bild an ein multimodales Sprachmodell übergeben, das die Positionen daraus ausliest. Für nachträgliche Korrekturen nutzen wir ein Merkmal, das in der Praxis durchgängig vorkommt: Nachträgliche Eintragungen haben immer eine andere Farbe als der gedruckte Text. Ein Prompt beschreibt dem Modell, wie solche Korrekturen aussehen, z.B. ein durchgestrichener Betrag mit danebenstehendem neuen Wert.