Automatisierung von Geschäftsprozessen
Potenziale finden und nutzen
Zur Bewältigung dieser Herausforderungen empfiehlt sich die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Die Automatisierung wiederkehrender und manueller Aufgaben ermöglicht es Ihnen, Zeit zu sparen, Kosten zu reduzieren und die Effizienz zu erhöhen. Doch welche Prozesse eignen sich für eine Automatisierung? In diesem Artikel möchten wir Ihnen helfen, Prozesse mit Automatisierungspotenzial zu erkennen.
Was ist eigentlich Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bezeichnet die Umwandlung manueller oder digitaler Prozesse in automatisierte Workflows mit Hilfe von Software und Technologien. Ziel ist es, Zeit und Kosten bei der Durchführung von Prozessen zu sparen.
Eine Nutzwertanalyse hilft dabei zu entscheiden, ob eine Automatisierung sinnvoll ist. Häufig wiederholte Arbeitsschritte sind gute Kandidaten für eine Automatisierung. Aber auch komplexere Prozesse können automatisiert werden, erfordern jedoch mehr Aufwand.
Welche Prozesse bieten Potenzial für Automatisierung?
Schlüsseleigenschaften für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung
Es gibt fünf Eigenschaften, die Prozesse aufweisen sollten, um erfolgreich automatisiert werden zu können. Die Prozesse sollten zumindest teilweise manuell durchgeführt werden und somit noch Automatisierungspotential enthalten. Konsistenz und Regelmäßigkeit der Prozesse, sowie Regelbasierung sind entscheidend, damit die automatisierten Abläufe einer klaren Struktur folgen können. Homogener, also standardisierter Input mit geringer Variantenvielfalt und ein hohes Volumen an wiederholten Arbeitsschritten sind ebenfalls entscheidend, um die Skalierbarkeit und Effizienz der Automatisierung voll ausschöpfen zu können.
Prozesskategorien, die diese Eigenschaften erfüllen
Operative Geschäftsprozesse
Operative Geschäftsprozesse sind die täglichen, routinemäßigen Abläufe und Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens, die direkt zur Wertschöpfung und zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen. Dazu zählen beispielsweise Prozesse wie Rechnungsstellung, Lagerverwaltung oder Einkauf.
Automatisierungsbeispiele: Zahlungserinnerungen und Zahlungseingangsüberwachung, Automatische Bestandsüberwachung, automatische Bestellvorschläge
Verwaltungs- und Unterstützungsprozesse
Verwaltungs- und Unterstützungsprozesse sind die Prozesse innerhalb eines Unternehmens, die nicht direkt zur Wertschöpfung oder zur Herstellung der Hauptprodukte oder -dienstleistungen beitragen, aber dennoch notwendig sind, um den Betrieb aufrechtzuerhalten und die Geschäftsziele zu erreichen. Sie unterstützen die operativen Geschäftsprozesse und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen. Personalverwaltung, Freigabeprozesse, Kapazitätsplanung oder Onboarding fallen in diese Kategorie.
Automatisierungsbeispiele: Automatisierte Erfassung von Arbeitszeit, Urlaubsanträgen und Lohnabrechnungen, Automatische Freigabe von Anfragen und Aufträgen, Planung von Schichten und Einsätzen, Einführung neuer Mitarbeiter*innen
Kundenorientierte und wachstumsfördernde Prozesse
Kundenorientierte Prozesse fokussieren sich auf die Verbesserung der Kundenbeziehung und -zufriedenheit, während wachstumsfördernde Prozesse darauf abzielen, das Unternehmenswachstum und die Geschäftsausweitung voranzutreiben. Marketing und Vertrieb weisen verschiedene Prozesse auf, bei denen es sich lohnt in Automatisierung zu investieren.
Automatisierungsbeispiele: Automatische Anrufbeantworter und Chatbots, automatische Social-Media-Posts, automatisierte Lead-Generierung
Welche Vorteile bringt die Automatisierung von Geschäftsprozessen?
Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen ihre Verwaltungskosten senken und die Produktivität sowie Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern. Manuelle Fehlerquellen werden minimiert, Papierkram reduziert und der Datenschutz verbessert. Mit stets aktuellen und aussagekräftigen Daten können Abläufe effizienter gestaltet, Workflows problemlos skaliert und Geschäftsstrukturen agiler und widerstandsfähiger gemacht werden. Dies führt zu schnelleren Zykluszeiten, verbesserter Compliance und einer stärkeren Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen, was letztlich die Qualität des Kundenservice und die Reaktionszeiten verbessert.
Welche Möglichkeiten zur Automatisierung von Prozessen gibt es?
Robotic Process Automation (RPA)
In den letzten Jahren hat die Robotic Process Automation (RPA) stark an Bedeutung gewonnen. RPA bezieht sich auf den Einsatz von Makros oder Software-Bots, die menschliches Verhalten in digitalen Prozessen nachahmen und wiederholbare, einfache Aufgaben übernehmen. Dadurch werden Kapazitäten freigesetzt und Prozesse auf der grundlegenden Ebene effizienter gestaltet. Allerdings stößt RPA bei komplexen Prozessen an Grenzen. Hier kommt die intelligente Prozessautomatisierung ins Spiel, bei der Künstliche Intelligenz (KI) genutzt wird, um auch bei unvorhergesehenen Ausnahmen Anpassungen vorzunehmen und die Automatisierung weiter zu optimieren.
Workflow Automatisierung
Workflow-Automatisierung bedeutet, dass Aufgaben, Dokumente und Informationen automatisch nach festgelegten Regeln durch verschiedene Arbeitsprozesse laufen, ohne dass manuelle Eingriffe nötig sind. Sie kümmert sich um bestimmte Schritte innerhalb eines größeren Prozesses und sorgt dafür, dass alles effizient und fehlerfrei abläuft. Die Implementierung von Workflow Automatisierung kann teuer und komplex sein, insbesondere wenn bestehende Systeme integriert werden müssen.
Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP-Systeme sind seit vielen Jahren ein fester Bestandteil der IT-Landschaft und bilden sämtliche Unternehmensprozesse digital ab. ERP-Software unterstützt durch automatisierte Abläufe auf allen unternehmerischen Ebenen. Trotz dieser Effizienzsteigerungen und der erhöhten Transparenz stehen ERP-Systeme oft in der Kritik: Die hohen Beschaffungs- und Implementierungskosten, die steile Lernkurve für Nutzer und zusätzliche Kosten bei Anpassungen sollten bei der Entscheidung für ein ERP-System stets berücksichtigt werden.
Low Code/No Code Lösungen
Low-Code/No-Code-Technologien ermöglichen es, manuelle Prozesse zu automatisieren und so Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten freizusetzen. Diese Technologien machen die Entwicklung von Anwendungen nicht mehr ausschließlich zu einem Gebiet für Entwickler*innen, sondern eröffnen auch nicht-technischen Mitarbeitenden die Möglichkeit, produktive Lösungen schnell und mit minimalem Schulungsaufwand zu erstellen. Diese Entwicklung schließt die wachsende Lücke zwischen traditionellen ERP-Systemen und modernen Automatisierungslösungen, da immer mehr Anbieter Plattformen bereitstellen, die Fachabteilungen erlauben, Prozesse eigenständig und kostengünstig zu automatisieren, oft ohne oder mit nur minimaler Unterstützung der IT.