Copilot-Alternative: Wann Unternehmen eine eigene KI brauchen

Ein Industriekunde, der Microsoft Copilot bereits im Arbeitsalltag einsetzt, kam mit einer Frage auf uns zu: „Kann Copilot unsere Lieferanten-PDFs automatisch auslesen und die Daten direkt nach SAP übertragen?“ Eine berechtigte Frage, schließlich erledigt Copilot bereits viele alltägliche Aufgaben. Was zunächst wie eine einfache Frage klang, führte zu einer genaueren Betrachtung des Prozesses. 

Die Frage unseres Kunden führte zu einer Lösung, die über Copilot hinausging. Warum das so war, erfahren Sie im Artikel.

Copilot ist ein KI-Assistent, der direkt in die gewohnten Microsoft-Anwendungen eingebunden ist und dort beim Schreiben, Recherchieren und Strukturieren hilft. Er steckt schon in Word, Outlook und Teams. Für Standardaufgaben ist das völlig ausreichend. Aber aus unseren Kundenprojekten kennen wir vier typische Situationen, wo solche Tools häufig nicht mehr ausreichen.

1. Komplexe Prozesse: Copilot ist für allgemeine Büroaufgaben gedacht, etwa Texte zusammenfassen oder E-Mails formulieren. Sobald jedoch mehrstufige Workflows im Spiel sind, reicht eine Standardlösung oft nicht aus: Daten müssen erfasst, geprüft und in einem weiteren System weiterverarbeitet werden. Das erfordert eine eigene Logik, die eine generische Lösung nicht mitliefert.
2. Integration über Microsoft hinaus: Die meisten unternehmenskritischen Prozesse laufen nicht in Word, Outlook oder Teams, sondern in ERP, CRM oder branchenspezifischer Software. Copilot bleibt im Microsoft 365 Kosmos verankert und endet dort, wo Ihre eigentlichen Systeme beginnen. Doch dort setzen die Anforderungen unserer Kunden häufig an: Daten sollen direkt in bestehende Fachsysteme einfließen oder Antworten aus der internen Wissensdatenbank gezogen werden.
3. Kontrolle über sensible Daten: Copilot verarbeitet Daten in der Microsoft-Cloud. Für viele Unternehmen reicht das dank EU Data Boundary und DSGVO-Anforderungen aus, bei Patienten-, Finanz- oder vertraulichen Unternehmensdaten braucht es oft zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen.
4. Lizenzbindung und steigende Kosten: Ein eher untergeordneter Punkt, aber dennoch relevant für manche Unternehmen: Copilot bindet Sie an Microsofts Lizenzmodell und Modellauswahl, während eine eigene KI hier mehr Freiheit lässt.

Keiner dieser Punkte macht Copilot zu einem schlechten Produkt. Je nach Anforderungen an Kontrolle, Integration und Flexibilität entscheiden sich Unternehmen jedoch für Alternativen.

Wer bei Copilot bleiben möchte, aber vor allem Bedenken beim Datenschutz hat, kann über Berechtigungskonzepte, Datenklassifizierung und Richtlinien viel Risiko reduzieren. Diese Option eignet sich vor allem, wenn die Anwendungsfälle generisch sind und nicht die Prozesskomplexität oder Systemintegration das eigentliche Problem darstellen, sondern die Kontrolle über sensible Daten.

Open-Source-Modelle wie Llama oder Mistral können bei europäischen Cloud-Anbietern selbst betrieben werden. Statt einen KI-Dienst zu abonnieren, wird die Infrastruktur bereitgestellt, auf der das Modell installiert und betrieben wird. Das schafft mehr Flexibilität bei der Modellauswahl und ermöglicht individuelle Anwendungsfälle. Für komplexe Geschäftsprozesse oder tiefgreifende Integrationen sind jedoch meist zusätzliche Anpassungen erforderlich.

Wenn KI fester Bestandteil Ihrer Geschäftsprozesse werden soll, ist eine individuelle Lösung oft der sinnvollste Weg. Sie lässt sich direkt mit Systemen wie SAP, CRM oder internen Wissensdatenbanken verbinden und an Ihre bestehenden Abläufe anpassen. So kann die KI beispielsweise Dokumente auslesen, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführen, Unternehmenswissen berücksichtigen und Ergebnisse automatisch an andere Systeme übergeben. Anstatt nur einzelne Aufgaben zu unterstützen, wird sie zu einem festen Bestandteil Ihrer Prozesse. Gleichzeitig behalten Unternehmen die Kontrolle über ihre Daten und können Modelle, Schnittstellen und Funktionen flexibel an ihre Anforderungen anpassen.

Dieser Entscheidungsbaum hilft mit einfachen Ja-/Nein-Fragen dabei, die passende KI-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Keine der drei Optionen ist grundsätzlich besser: Copilot eignet sich für viele Standardanwendungen, EU-gehostete Plattformen bieten mehr Kontrolle über den Datenstandort und eine eigene lokale KI ermöglicht individuelle Aufbaulogik und tiefe Systemintegration.

Bei Copilot wird ein Produkt gekauft. Bei einer eigenen KI wird eine Anwendung entwickelt.

Eine individuelle KI-Lösung lässt sich an Ihre Daten, Systeme und Anforderungen anpassen. Dabei kommen häufig flexible Open-Source-Modelle wie Qwen, Mistral oder Gemma zum Einsatz. 

Ein wichtiges Prinzip ist RAG (Retrieval-Augmented Generation): Die KI greift gezielt auf interne Dokumente und Daten zu, anstatt sich ausschließlich auf ihr vortrainiertes Wissen zu verlassen. So entstehen aktuellere und nachvollziehbare Antworten, ohne dass das Modell neu trainiert werden muss.

Beim Betrieb besteht die Wahl zwischen On-Premises, dedizierten Servern in einem deutschen Rechenzentrum oder OpenAI-Modellen in Azure EU-Rechenzentren. Welche Hosting-Option die richtige ist, hängt vom Schutzbedarf und der bestehenden Infrastruktur ab.

Eine eigene KI muss kein Großprojekt sein. Der übliche Einstieg bei uns: ein KI-Workshop (ab 5.000 €), in dem wir Ihre Anwendungsfälle analysieren und konkretisieren, gefolgt von einem funktionsfähigen Prototyp (KI-MVP ab 8.000 €). Erst wenn der Prototyp zeigt, dass es funktioniert, wird weiterentwickelt. Die Kosten hängen vom Funktionsumfang ab. So können Unternehmen den Nutzen früh prüfen und auf Basis einer funktionierenden Lösung entscheiden. Mit diesem kostenlosen lokalen KI-Kostenrechner können Sie die Hosting- und MVP-Kosten Ihrer Integration berechnen.

Was als einfache Frage begann, wurde zur Grundlage einer Lösung, die unser Industriekunde bis heute täglich nutzt: eine eigene lokale KI, die exakt in seine Prozesse passt.

Für viele Unternehmen ist Copilot ein sinnvoller Einstieg. Sollen jedoch komplexe Abläufe automatisiert oder individuelle Systeme eingebunden werden, kann eine maßgeschneiderte KI-Lösung den größeren Mehrwert bieten.

Wenn Sie vor einer ähnlichen Entscheidung stehen, beraten wir Sie gerne. Und wenn Copilot für Ihren Anwendungsfall ausreicht, sagen wir Ihnen das genauso offen.