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makandra Deskbot

Wie unsere selbst geschriebene Desk-Sharing-Software uns den Arbeitsalltag erleichtert

Teamfotos - Moods

Bei makandra legen wir Wert darauf, eine dynamische Arbeitsumgebung zu schaffen, die Kreativität, Zusammenarbeit und den Austausch von Wissen fördert. Doch die Förderung eines solchen Umfelds bringt zwangsläufig Komplexität in Arbeitsabläufe. Um das zu verhindern und den Orga-Aufwand so gering wie möglich zu halten, bauen wir für uns selbst Tools, die uns diese Flexibilität und Dynamik ermöglichen. Denn das ist eine unserer Kernkompetenzen, das können wir einfach richtig gut. 

Das Tool, das uns mit Abstand am meisten hilft und gleichzeitig einige unserer Benefits ermöglicht, ist unser DeskBot. In diesem Blogbeitrag möchten wir einen Einblick geben, wofür wir diese praktische Software gebaut haben. Wir zeigen, inwiefern das Tool weit über die Funkionalität einer klassischen Desk-Sharing-Software hinaus geht, um unseren individuellen Anforderungen gerecht zu werden.

Unser Shared-Desk-System

New Work ist das Schlagwort der Stunde. Wir sehen darin auch die Organisation des Arbeitsalltags nach der Corona-Zeit. Mitarbeitende arbeiten mehr im Homeoffice, gleichzeitig wollen wir aber Anreize schaffen, dass sie an ein paar Tagen in der Woche gerne ins Büro kommen. 

Um unser Büro effizient zu nutzen und viele Leerstände zu vermeiden, setzen wir auf ein Shared-Desk-System. Das bedeutet, dass niemand im Team einen festen Arbeitsplatz hat. Stattdessen wird jeder Sitzplatz täglich neu zugewiesen – das gilt auch für die Geschäftsleitung und unseren CEO. Jeder Platz ist einheitlich mit zwei großen Monitoren ausgestattet, so dass man sich einfach mit dem eigenen Laptop verbinden kann, um sofort loszulegen. Wer wo sitzt, organisiert der DeskBot. 

Das Desk-Sharing-Tool gibt den Mitarbeitenden maximale Flexibilität bei der Wahl ihres Arbeitsplatzes. Man kann ganz einfach für einen Zeitraum von bis zu zwei Wochen im Voraus einen Tisch reservieren. Am jeweiligen Tag wird der Sitzplatz dann per Losverfahren über unser internes Kommunikationstool zugewiesen.

Deskbot
Wir arbeiten hybrid. Das ist super angenehm für's Privatleben, gleichzeitig versuche ich, wichtige Besprechungen wenn möglich persönlich zu machen. Mit Deskbot sehe ich, wer an welchen Tagen im Büro ist. Am Tag selbst finde ich mit einem Klick das Büro, in dem mein Kollege sitzt.
Mitarbeiter*in makandra

Man kann Präferenzen angeben – beispielsweise ob man gerne mit seinem Team oder bestimmten Kolleg*innen zusammensitzen möchte. Das führt jedoch trotzdem nicht zu Isolierung oder Grüppchenbildung, denn der DeskBot garantiert Abwechslung und Austausch mit anderen Projektteams sowie mit Personen aus verschiedenen Abteilungen und mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen. Der DeskBot vereinfacht also nicht nur die Sitzplatzbuchung, sondern fördert auch den Austausch und die Zusammenarbeit zwischen den Teams. 

Neues Büro und mehr Benefits: Der DeskBot wächst

Zu unserem Einzug ins neue Büro haben wir den DeskBot noch um weitere Funktionen erweitert. Denn mit unserem neuen Standort haben wir auch zusätzliche Benefits aufnehmen können. Der DeskBot musste sich also von der reinen Desk-Sharing-Software weiterentwickeln zum zentralen Knotenpunkt aller Teilaspekte eines reibungslosen, angenehmen Arbeitstages. Dazu gehören selbstverständlich auch das Mittagessen und Erleichterungen, was das Pendeln zum Büro angeht.

Mittagstisch: Die Orga der Speisekarte und Bestellsystem

Seitdem wir die neuen Büroräumlichkeiten bezogen haben, kümmert sich unser Koch Sven jeden Tag um unsere Verpflegung. Es gibt täglich frisches und leckeres Mittagessen – und das kostenlos für alle Mitarbeitenden. Mit genügend Vorlaufzeit werden die Tagesgerichte im DeskBot eingestellt und sind für alle einsehbar. Von herzhaft bis hin zu süß, ob vegetarisch oder vegan, unser Koch legt Wert darauf, dass für jeden Geschmack und jede Ernährungsform etwas dabei ist. Mit Hilfe des DeskBots kann jeder bereits im Voraus sein bevorzugtes Mittagessen für die jeweiligen Wochentage buchen.

Es ist so angenehm einfach meinen Platz und das Mittagessen zu buchen. Dank der Slack-Integration muss ich auch nicht nochmal prüfen, was ich gebucht habe, sondern werde zur richtigen Zeit informiert.
Mitarbeiter*in makandra

Da die Mahlzeiten auf Basis der Buchungen zubereitet werden, gehört first come first serve oder Lebensmittelverschwendung der Vergangenheit an. Jeder bekommt genau das Gericht, das er möchte. Ebenfalls Vergangenheit ist eine feste Essenszeit für alle, denn es kann für jeden Tag individuell im DeskBot angegeben werden, zu welcher Uhrzeit das Essen fertig sein soll. Die automatisierte Essensplanung minimiert Organisations- und Zeitaufwand, sowohl für unsere Mitarbeitenden als auch für unseren Koch. Außerdem kann die Speisekarte bei der Entscheidung zwischen Homeoffice und Büro außerordentlich hilfreich sein. Kein Wunder, dass bei dieser leckeren Aussicht die Homeoffice-Rate deutlich gesunken ist!

Ich freue mich jede Woche wieder, wenn ich das Essen für die kommende Arbeitswoche buche, weil ich mir die Zeit spare, etwas vorzubereiten und mich auf leckeres Essen freuen kann.
Mitarbeiter*in makandra

Wie komme ich ins Büro? Parkplatz buchen

Für den Komfort unserer Mitarbeitenden bieten wir jetzt mit Hilfe des DeskBots die Möglichkeit, Parkplätze zu reservieren. Wenn man sich für die Fahrt mit dem Auto entscheidet, kann man sich im Voraus einen Platz sichern und sich die Suche nach freien Plätzen ersparen.

Für diejenigen, die umweltfreundliche Transportmittel bevorzugen, stehen zudem Ladesäulen für Elektrofahrzeuge zur Verfügung, um nachhaltige Mobilität zu fördern. Zusätzlich garantieren unsere buchbaren Stellplätze im anliegenden Parkhaus und in der Tiefgarage ein kühles Auto im Sommer und ein eis- & schneefreies im Winter. Das spart Zeit und Stress.

Fahrradparkplätze sind ebenfalls im Parkhaus oder direkt vor der Tür verfügbar. Diese müssen jedoch nicht gebucht werden und laufen deswegen nicht über den DeskBot.

Ich habe wenig zeitlichen Puffer vor und nach meinem Arbeitstag. Mir ist es wichtig, schon morgens zu sehen, ob ich einen Parkplatz habe. Dann kann ich ggf. auf öffentliche Verkehrsmittel ausweichen oder einen Tag aus dem Homeoffice arbeiten.

Unser DeskBot: Bei makandra nicht mehr wegzudenken

Unser DeskBot hat sich im Laufe der Zeit zu einem unverzichtbaren Bestandteil unseres Arbeitsalltags entwickelt. Durch seine vielfältigen Funktionen, die von der Organisation der Sitzplätze bis hin zur Planung von Mahlzeiten und Parkplätzen reichen, erleichtert er nicht nur den Arbeitsablauf, sondern trägt auch maßgeblich zur Förderung einer dynamischen und angenehmen Arbeitsumgebung bei. Dank des DeskBots kann das makandra-Team flexibel arbeiten, ohne sich zu sehr um organisatorische Details kümmern zu müssen.

Als eigenentwickelte Individualsoftware ist der DeskBot ein herausragendes Beispiel für unsere Freude daran, innovative Lösungen zu entwickeln, die genau auf die Bedürfnisse unseres Teams zugeschnitten sind. Insgesamt ist der DeskBot ein Paradebeispiel dafür, wie Technologie dazu beitragen kann, den Arbeitsalltag zu erleichtern und ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen.